En 2023, nos équipes de support ont joué un rôle essentiel dans la réussite de nombreux projets et dans l'amélioration de la qualité des services offerts. Voici quelques initiatives clés et réalisations.
Les marchés publics
200 marchés publics attribués pour un montant total de 40 913 749,68 €
Cette année, nous avons attribué un total de 200 marchés publics, couvrant diverses procédures et répondant aux besoins croissants de la Ville de Bruxelles. Ces marchés de fournitures et de services IT permettent d’assurer la réalisation de projets stratégiques de la transformation digitale de la Ville ainsi qu’une systématisation des processus. Ces marchés permettent également de soutenir l’instruction publique de la Ville et les bibliothèques de la Région bruxelloise afin de leur fournir de nouveaux outils digitaux et répondre aux attentes des utilisateurs. i-CITY conclu également des marchés destinés aux besoins propres de l’ASBL pour en assurer le bon fonctionnement. Ont été attribués en 2023 des marchés liés aux besoin RH comme la formation des collaborateurs, un marché pour la désignation de cabinets d’avocats pour les conseils juridiques pointus…
En outre afin d’améliorer les processus d’acquisition, i-CITY a lancé un projet de professionnalisation des achats - en parallèle avec la Ville de Bruxelles - pour optimiser encore ses missions.
Depuis 2023, tous les marchés i-CITY au-delà de 175.000€ sont soumis à l’approbation de la tutelle de la Région Bruxelles- Capitale.
Focus sur quelques marchés importants :
Marché pour le renouvellement du parc informatique de la Ville de Bruxelles
En 2023, i-CITY a mis en place un marché visant à fournir des ordinateurs, PC et laptops destiné à couvrir l’ensemble des besoins de la Ville. Approximativement, 2000 PC et laptops sont mis à disposition annuellement. Ce marché a nécessité la mise en place de nombreuses formations et workshops afin d’en assurer une transition réussie vu le changement de fournisseur. Par ailleurs, une série de marchés pour fournir des équipements variés, incluant des écrans bureautiques standards, des écrans renforcés, du petit matériel IT (casques, disques durs, smartphones, tablettes, câbles), et des scanners pour le service population ont été attribués et mis en exécution.
Ces équipements sont essentiels pour moderniser le parc informatique et améliorer l'efficacité des services administratifs et assurer leur travail quotidien
Marché pour les établissements de l’enseignement supérieur de l’Instruction Publique de la ville de Bruxelles – logiciel GESTAC
À la suite de l’arrêt de la solution mise en place par le précédent adjudicataire en cours de contrat, un nouveau marché a été conclu et attribué à l’UMONS pour le développement d’un logiciel de gestion des études depuis l’admission à la diplomation (GESTAC). Ce portail permet à tous les acteurs internes de la vie estudiantine – enseignants, administratifs et étudiants - de gérer les documents, horaires, cours en ligne, programmes via la plateforme… Cette solution développée initialement pour les besoins propres de l’Université de Mons est aujourd’hui étendue aux besoins des écoles de la Ville.
Collaboration avec des asbl de réinsertion sociale : Renforcement des compétences pour la transformation technologique
Un marché visant à établir des partenariats avec des asbl de réinsertion sociale d'une valeur de 200 000 € a été attribué afin de soutenir la transformation technologique de la Ville, de l'Instruction publique (IP) et des ASBL de la Ville.
Ce marché vise à former des développeurs et des testeurs IT par le biais de programmes de formation avancés, répondant ainsi aux besoins croissants en compétences technologiques et favorisant l'inclusion sociale.
Marché « Monitoring End to End » pour l’optimisation de l'expérience utilisateur
Ce marché, attribué en 2023, vise à acquérir des outils de monitoring en mode "Managed Services" pour surveiller l'expérience digitale des utilisateurs, incluant les temps de réponse, la disponibilité des applications informatiques et le fonctionnement des postes de travail.
Le marché englobe le Suivi des Transactions Synthétiques (STM), qui simule les actions des utilisateurs pour vérifier la qualité de service, et le Suivi des Utilisateurs Réels (RUM), qui collecte des données réelles sur les interactions des utilisateurs avec les applications. Ce marché permet donc d’évaluer et d’optimiser le fonctionnement des nombreuses applications utilisées par la Ville.
Bien évidemment, lors de l’élaboration des marchés publics, les principes du Green IT sont mis en place afin de favoriser des achats responsables et durables tout en conservant le respect des règles de concurrence. Ces principes sont mis en place de diverses manières selon le type d’acquisitions, que ce soit dans les exigences techniques ou dans les critères d’attribution. De nombreuses clauses destinées à agir de façon responsable sont édictées dans les marchés publics tels que la gestion des emballages, la valorisation de labels sociétaux ou techniques, les consommations énergétiques, des garanties étendues et la disponibilité de pièces de remplacement sur 10 ans, etc., permettent de contribuer positivement à la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE).
Les ressources humaines
Effectifs et diversité
En 2023, i-CITY compte 174 collaborateurs, dont 41 femmes (24%) et 133 hommes (76%). Cette augmentation de l'effectif permet de répondre aux besoins croissants de l'organisation et de renforcer notre capacité à fournir des services de qualité.
Recrutement et turnover
En 2023, 37 recrutements ont été réalisés, et le taux de turnover a diminué de 15,32% à 12,17%. Cette baisse notable du turnover témoigne de nos efforts pour améliorer la rétention des talents dans un secteur compétitif.
Développement des compétences
Le budget de formation investi en 2023 s'élève à 110.410€, en augmentation par rapport à l'année précédente. Cette hausse reflète notre volonté d'investir dans le développement professionnel de nos collaborateurs. Les formations ont couvert divers domaines, incluant des compétences techniques, de gestion de projets, et le bien-être au travail.
Statistiques clés
- Pyramide des âges : Une répartition équilibrée des âges parmi nos collaborateurs, favorisant une diversité de perspectives.
- Analyse du recrutement et du turnover : Un taux de conversion "postulant/recruté" de 4% et "entretien/recrutement" de 37%, montrant une sélection rigoureuse et efficace.
Initiatives RH
En 2023, plusieurs initiatives ont été mises en place :
- Optimisation du budget RH : Suivi budgétaire pour apporter des réponses opérationnelles.
- Attractivité de la marque employeur : Processus de formation et de recrutement renforcés.
- Montée en compétences : Lancement d'un catalogue de formations diversifié pour répondre aux besoins des collaborateurs.
Communication interne et culture d’entreprise
L'année 2023 a été marquée par des initiatives visant à renforcer la communication interne et à promouvoir une culture d'entreprise inclusive et collaborative. Nous avons intensifié notre présence sur les réseaux sociaux et organisé des événements pour cultiver l'esprit "one team".
La communication
En 2023, la communication chez i-CITY s'est intensifiée avec plusieurs initiatives clés.
Communication autour de Brucity
Facilitation de la transition avec des campagnes d’information et des guides.
Contenu vidéo
Production de vidéos sur divers sujets pour informer et engager.
Proximité avec les collègues de la Ville de Bruxelles
Renforcement de la collaboration.
Réseaux sociaux
Présence renforcée sur Linkedin pour améliorer l’employer branding.
Moments de convivialité
Activités et rencontres régulières pour favoriser la cohésion.
Speakers’ Corner et Midis Connectés
Événements pour partager des connaissances et stimuler des discussions enrichissantes.
Stratégie de marque employeur
En 2023, une stratégie d’employer branding solide a été mise en place pour attirer et fidéliser les talents, mettant en avant nos valeurs et opportunités de carrière.
La gouvernance et les aspects légaux
Assemblée générale
L’assemblée générale d’i-CITY, composée de tous les membres effectifs, s’est réunie à deux reprises en 2023. Elle comprend des représentants de la Ville de Bruxelles, du CPAS de Bruxelles, et de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que des personnes désignées par le Conseil communal.
Composition de l’assemblée générale en 2023 :
- Ville de Bruxelles : M. Dirk Leonard
- Echevin de la smart city : M. Fabian Maingain
- CPAS de Bruxelles : Mme Rita Glineur
- Région de Bruxelles-Capitale : M. Nicolas Locoge
- Représentants du Conseil communal : Mme Saïda Bakkali, Mme Eline Chivot (d’avril à octobre 2023), M. Dominique De Backer, M. Cellou Satina Diallo, M. Thomas Doesselaere (à partir de mai 2023), M. José Hoorens, M. Erik Hulsbosch, Mme Dounia Mohammadi (de janvier à avril), M. Gérard Mugemangango, Mme Nastassia Daumas, M. Didier Wauters.
Organe d’administration
L'organe d'administration s'est réuni 14 fois en 2023. Il est chargé de la gestion stratégique et opérationnelle de l’organisation.
Composition de l’organe d’administration en 2023 :
- Ville de Bruxelles : M. Dirk Leonard
- Président de l’organe d’administration : M. Fabian Maingain
- CPAS de Bruxelles : Mme Rita Glineur
- Région de Bruxelles-Capitale : M. Nicolas Locoge
- Représentants du Conseil communal : Mme Saïda Bakkali, Mme Eline Chivot (d’avril à octobre 2023), M. Dominique De Backer, M. Cellou Satina Diallo, M. Thomas Doesselaere (à partir de mai 2023), M. José Hoorens, M. Erik Hulsbosch, Mme Dounia Mohammadi (de janvier à avril), M. Gérard Mugemangango, Mme Nastassia Daumas.
Gestion journalière
L’organe d’administration a délégué la gestion journalière de l’organisation à la Directrice Générale, Mary-Odile Lognard. Le comité exécutif (ComEx) se réunit toutes les deux semaines, composé de la Directrice Générale, des directeurs, assistés du Corporate Governance Advisor.
Comités spécialisés
L’organe d’administration a constitué plusieurs comités pour assurer une gestion efficace :
- Comité de nomination et de rémunération
Propose les règles de rémunération, de désignation et d’évaluation des membres du comité de direction. Ce comité ne s’est pas réuni en 2023. - Comité d’audit interne
Chargé des matières budgétaires, financières et du contrôle des risques. Composé de Mme Saïda Bakkali (Présidente), Mme Rita Glineur, M. Fabian Maingain, Mme Eline Chivot. Ce comité s’est réuni une fois en 2023. - Comité de suivi du Contrat de gestion
La Ville de Bruxelles et i-CITY sont liés par un Contrat de gestion, établi en 2019 et couvrant la période du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2025. Le suivi des engagements et obligations découlant de ce contrat, ainsi que son évaluation finale, relèvent de la responsabilité du comité de suivi. Ce comité est composé des membres du ComEx d’i-CITY, du Bourgmestre ou son représentant et de deux représentants du Comité de Direction de la Ville. Ce comité s’est réuni à deux reprises en 2023.
L’évaluation à mi-parcours du Contrat de gestion a eu lieu en mai 2023 et les résultats ont été présentés au « Comité de suivi du Contrat de gestion » de juillet 2023.
Les conclusions de cette évaluation à mi-parcours peuvent être résumées comme suit :- Les deux parties sont satisfaites de la collaboration
- Le set de 41 indicateurs de reporting devrait être légèrement allégé, de même que le rythme du reporting qui est passé de 4 à 2 fois par an
- i-CITY pourrait encore plus se profiler dans son rôle de conseil technologique (p.ex. intelligence artificielle, IoT, …)
- Il est nécessaire de renforcer le choix des solutions standard et communiquer clairement à toutes les parties concernées, le choix de ces solutions, qui implique une optimisation, est en effet régulièrement remis en cause.
- Les deux parties sont satisfaites de la collaboration
Dialogue Social, Conseil d’Entreprise et Comité pour la Prévention et la Protection du Travail
Le Conseil d’Entreprise (CE) et le Comité pour la Prévention et la Protection du Travail (CPPT) se réunissent une fois par mois pour discuter des questions de gestion des ressources humaines et des conditions de travail.
L’année 2023 a vu l’installation d’une Délégation Syndicale au sein de l’asbl.
Le CE est informé et consulté sur des sujets socio-économiques. Le CPPT est informé & consulté sur des sujets liés à la protection du travail. Ces deux organes CE et CPPT sont élus tous les 4 ans. L’organisation des élections sociales de mai 2024 a démarré fin 2023. La DS est un organe qui n'est pas élu et qui a pour vocation de négocier des accords d'entreprise.
En 2023, deux accords d'entreprise ont été signés relatifs au télétravail régulier et à la prime pouvoir d'achat.